MFP Service S.C.

Obowiązek prawidłowego serwisowania urządzeń drukujących lub skanujących leży po stronie każdego pracodawcy. Realizując ten obowiązek, pracodawca ma również powinność dokładnego sprawdzenia urządzenia, zanim zostanie ono udostępnione serwisantowi czy w jego podajniku, na szkle skanującym lub w kasecie nie zostały  zachowane  dokumenty zawierające dane osobowe.

Rozporządzenie unijne, które weszło w życie w Polsce 25 maja 2018 roku, odpowiednio reguluje zakres działań, jakie ciążą na pracodawcy uznanemu w powyższym akcie prawnym jako administrator danych osobowych. Obowiązki ADO to nie tylko dbałość o sposób bezpiecznego przechowywania i przetwarzania danych, ale także zgodnego z zasadami RODO ich  powielania.

Użytkowanie kserokopiarki lub podobnego sprzętu jest odruchowym zajęciem. Włożenie papieru, tekstu, który ma być powielony, wciśnięcie przycisku, odebranie zadrukowanych stron, wszystko to robi się niejako z automatu, bezwiednie. Stąd też często na szkle skanującym, tym bardziej, jeśli jest ono zamykane i nie rzuca się w oczy, pozostają pierwowzory druków, odnajdywane tam później przez następną osobę użytkującą urządzenie. W większości przypadków jest to niegroźne przeoczenie, które po prostu jest szybko naprawiane, a zapomniany dokument trafia we właściwe ręce. Co jednak w przypadku, gdy zapomniana zadrukowana danymi osobowymi kartka zostanie wyniesiona, choćby przez serwisanta, który zabrał urządzenie w celu jego bardziej specjalistycznej konserwacji lub wymiany części, której nie mógł wykonać na miejscu? 

Dobrą opcją jest podpisanie umowy powierzenia sprzętu z serwisem. Taką procedurę respektuje chociażby MFRP Service. Dzięki temu mają oni obowiązek zachować w tajemnicy wszelkie informacje lub dane odnośnie firmy, z którą podpisana jest wspomniana umowa.

Rozporządzenie RODO określa również kary, jakie mogą zostać nałożone zarówno na instytucje publiczne, jak i przedsiębiorców. W przypadku, gdy następuje wyciek danych, choćby w takiej sytuacji, jak opisana wyżej, bez względu na to, czy przejmujący maszynę serwis ksero jest w Warszawie, Wiedniu, Barcelonie, czy innym europejskim mieście, właściciel lub osoba wyznaczona do pełnienia funkcji ADO może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.